5 zalet płynących z korzystania z elektronicznej ewidencji czasu pracy

Aktualizacja: 12 APR 2021

Program do rejestrowania czasu pracy (RCP) i zarządzania urlopami online to nowoczesne rozwiązanie, które znajdzie swoje zastosowanie zarówno w małych, jak i dużych firmach. Poznaj 5 zalet, dla których warto wprowadzić program RCP w Twojej firmie.

Dobrze dobrane narzędzie do ewidencjonowania urlopów i rejestrowania obecności pracowników dzięki integracji z popularnym oprogramowaniem biurowym – komunikatorami firmowymi czy programami do zarządzania projektami pozwala stworzyć praktyczną infrastrukturę, dzięki której wymiana niezbędnych danych wewnątrz firmy przebiega szybko i sprawnie, a kolekcjonowane informacje na temat czasu pracy i raporty tworzone na ich podstawie są wolne od błędów i dostępne od ręki w każdej chwili z dowolnego urządzenia z połączeniem z internetem.

Czym jest ewidencja czasu pracy online?

Program do rejestracji czasu pracy to narzędzie, które wspiera dział HR w zarządzaniu dokumentami związanymi z wnioskami urlopowymi, kartami pracy, listami obecności oraz innymi sprawami związanymi z przepracowanymi godzinami. Program RCP kolekcjonuje informacje na temat pracowników w chmurze, dzięki czemu niezależnie od miejsca i urządzenia, upoważnione osoby mogą uzyskać dostęp do potrzebnych im informacji.

Dzięki temu, że programy do ewidencji czasu pracy online przechowują archiwalne informacje na temat przepracowanych godzin, w każdej chwili możliwe jest wygenerowanie na ich podstawie raportu czasu pracy wygranej grupy pracowników w wybranym okresie.

To jednak tylko podstawowe zalety płynące z bezpośredniego używania programów do kontrolowania czasu pracy online. Oprogramowanie pozwala nie tylko oszczędzić pracy działowi HR, ale przyspiesza przekazywanie informacji w całej organizacji, podnosi efektywność pracy, pomaga lepiej planować projekty w czasie i zapewnia podwładnym dostęp do swoich limitów urlopowych i karty czasu pracy, dzięki czemu zawsze wiedzą, ile dni wolnych mogą wykorzystać i czy pracują tyle czasu, ile powinni.

Zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy

Elektroniczna lista obecności

Dzięki temu, że program do ewidencji czasu pracy zbiera dane na temat rozpoczęcia i zakończenia pracy w programie, możliwe jest wygenerowanie w nim listy obecności wszystkich pracowników.

Wszyscy pracownicy mogą sprawdzić listę obecności z bieżącego dnia, co pozwala lepiej zaplanować dzień pracy. Jest to również praktyczne rozwiązanie na wypadek różnego rodzaju sytuacji zagrożenia zdrowia bądź życia pracowników.

W przypadku pożaru wykorzystanie elektronicznej listy obecności umożliwia szybkie sprawdzenie, czy wszyscy opuścili budynek. W czasie pandemii lista obecności również znajduje swoje zastosowanie. Zbieranie archiwalnych informacji na temat obecności pozwala, w przypadku zachorowania jednego z pracowników, szybko zweryfikować, kto jeszcze był wtedy w biurze i jest w grupę zagrożenia.

Powiadomienia o wnioskach urlopowych i ich statutach

Długotrwały proces akceptacji wniosków urlopowych to jedna z przyczyn, z powodu których prace w firmie idą wolniej. Nim każdy z zainteresowanych złoży wniosek, ten zostanie rozpatrzony, zaakceptowany, a następnie informacja o decyzji z działu kadr wróci do pracownika – może się wiele wydarzyć.

Elektroniczny program do zarządzania urlopami rozwiązuje ten problem. Wniosek urlopowy można zgłosić z poziomu aplikacji webowej, mobilnej, jak również poprzez integrację ze Slackiemi. Dodatkowo, w momencie wysłania wniosku, osoby odpowiedzialne za jego rozpatrzenie mogą zostać o tym powiadomione zarówno poprzez email jak i wiadomość na komunikatorze.

Gdy manager zaakceptuje bądź odrzuci wniosek urlopowy, informacja o tym zostanie wysłana do pracownika w postaci powiadomienia. Dzięki temu systemowi znacznie sprawniej i szybciej można zaplanować urlop. Pominięcie działu HR w tym procesie oszczędza mnóstwo czasu zarówno tegoż działu, jak i pracowników wnioskujących o wolne.

Dzięki temu, że każdy pracownik ma dostęp do swoich limitów urlopowych i kalendarza urlopowego zespołu, do którego należy, w każdej chwili może sprawdzić, ile wolnego mu zostało oraz kiedy, biorąc pod uwagę urlopy współpracowników, może je wykorzystać.

Powiadomienia o spóźnieniach i nadgodzinach

Spóźnienia mogą się wydawać niewielkim problemem, to w końcu tylko kilka minut. Jednak te kilka minut każdego dnia potrafi miesięcznie zebrać się nawet w godzinę pracy. Dodatkowo niewyciąganie konsekwencji wobec spóźniających się pracowników wpływa druzgocąco na morale zespołu. “Skoro inni nie ponoszą konsekwencji, to czemu ja mam się starać?” Prawda jest jednak taka, że śledzenie spóźnień pracowników to mozolne i czasochłonne zajęcie.

Na szczęście program do rejestracji czasu pracy online Calamari pozwala managerom ustawić powiadomienie, które poinformuje ich, gdy któryś z podwładnych się spóźni. W raporcie czasu pracy również będzie wyraźnie widać osoby, które zaczynają pracę po czasie. Dzięki temu odnalezienie takich pracowników i rozwiązanie ich problemu trwa zaledwie chwilę.

Managerowie mogą również otrzymywać powiadomienia, gdy ich pracownicy nie wylogują się z pracy o określonej godzinie. Pozwala im to zorientować się, którzy z podwładnych biorą nadgodziny, a którzy mogą być zagrożeni przepracowaniem. Pozwala to zareagować, nim dojdzie do pierwszych negatywnych konsekwencji.

Zarządzanie pracownikami zdalnymi i freelancerami

Praca z domu niesie ze sobą wiele udogodnień, ale również wątpliwości i nowych problemów. Jednym z nich jest wypracowanie sposobu, by mieć pewność, że pracownicy faktycznie pracują, a jednocześnie nie okazywać im braku zaufania.

Wykorzystanie programu do mierzenia czasu pracy pozwala rozwiązać ten problem w sposób korzystny dla obu stron. Pracodawca ma pewność, że pracownik wykonywał swoją pracę, zaś podwładny na dowód swojej pracy, dzięki któremu również ze swojej strony może ją w razie potrzeby udowodnić.

W przypadku freelancerów program do rejestrowania godzin pracy pomaga w kontrolowaniu faktycznego czasu poświęconego na projekt, co ma później przełożenie na wysokość wynagrodzenia za wykonaną pracę. W tym przypadku również obie strony czerpią z narzędzia RCP online korzyści.

Pomoc przy planowaniu projektów

Dobrze zaplanowany kalendarz projektów pozwala podnieść efektywność i wydajność firmy oraz nie tracić czasu, gdy w wyniku nieodpowiedniego planowania projekt trzeba wstrzymać, ponieważ kluczowi pracownicy są aktualnie na urlopie.

Programy do zarządzania urlopem, które udostępniają plany urlopowe i kalendarze urlopowe pracowników online, pomagają rozwiązać ten problem. Ułatwiają określenie, w jakich okresach najwięcej osób bierze wolne i kiedy nie warto rozpoczynać nowych działań.

W zależności od polityki urlopowej firm umożliwiają również poinformowanie pracowników z dużym wyprzedzeniem, kiedy firma nie zezwala na urlopy, a w jakim okresie są one mile widziane.

Oszczędność czasu poprzez przemyślane planowanie to jeden z najprostszych i najtańszych sposobów, na szybkie i skuteczne podniesienie wydajności organizacji.

Podsumowanie

Program do elektronicznej ewidencji czasu pracy to krok w technologiczną przyszłość, na który decyduje się coraz więcej firm. Jeśli chcesz zadbać o produktywność swojej organizacji, przyspieszyć jej działania i w prosty sposób wyeliminować problemy ze spóźnieniami, przepracowaniem i nieefektywnym planowaniem projektów, wybierz program do ewidencji czasu pracy online jak Calamari Clock In i Calamari Leave.

autor: Agata Janke

Wypróbuj surveylab.com za darmo
Najlepsze narzędzie do ankiet na rynku

Testuj 14 dni za darmo | sprawdź pełną listę funkcjonalności